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1KOMMA5° Hinweisgebersystem und Verfahrensordnung

1KOMMA5° bekennt sich zu effektiver Compliance. Compliance bedeutet die Einhaltung von Recht und Gesetz und der internen Regeln von 1KOMMA5° sowie die Schaffung von Strukturen, damit sich 1KOMMA5°, die Unternehmensleitung sowie alle Mitarbeitendenrechtmäßig verhalten können. Die Compliance-Ombudsperson und das nach ISO 27001 zertifizierte Hinweisgebersystem www.safewhistle.info sind Bestandteil des Compliance-Systems und der Compliance-Kultur von 1KOMMA5°.

Warum hat 1KOMMA5° eine Compliance-Ombudsperson bestellt?

Ihre Hinweise helfen uns, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien von 1KOMMA5° frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden von unseren Mitarbeitenden, Geschäftspartnern, Dritten und auch von 1KOMMA5° abzuwenden. Deshalb hat 1KOMMA5° mit Herrn Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling eine Compliance-Ombudsperson bestellt, an den sich Mitarbeitende, Geschäftspartner sowie Dritte als externen, unabhängigen und unparteiischen Ansprechpartner wenden können, wenn sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften von 1KOMMA5° vorliegen.

Welche hinweisgebenden Personen werden geschützt?

Jede hinweisgebende Person, die gutgläubig ist, ist dazu berechtigt, Hinweise zu erteilen. Gutgläubige hinweisgebende Personen fallen unter den Schutzbereich dieser Verfahrensordnung. Gutgläubigkeit liegt vor, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen.

Welche Verstöße sind relevant?

Relevant sind sämtliche Verstöße gegen geltendes Recht, insbesondere aus dem Bereich der Wirtschaftskriminalität oder Verstöße gegen menschenrechtsbezogene und umweltbezogene Pflichten und zwar insbesondere solche gemäß § 2 Abs. 2 und 3 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes. Aber auch Verstöße gegen interne Vorschriften von 1KOMMA5° können gemeldet werden.

Sollten Sie hingegen eine Frage zu Ihrer Bestellung, unseren Leisungenoder ein anderes Anliegen haben, dann nutzen Sie bitte unsere üblichen Kontaktmöglichkeiten.

Wie erteile ich einen Hinweis?

Bitte teilen Sie der Compliance-Ombudsperson mit,

  • bei welchem Unternehmen oder Unternehmensteil

  • was

  • wann

  • wo

  • mit welchen Beteiligten

passiert ist.

Ebenfalls interessieren die Compliance-Ombudsperson, welche weiteren – ggf. an den konkreten Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen hierzu gibt.

Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.

Bitte teilen Sie der Compliance-Ombudsperson auch mit, wie diese Sie im Falle von Rückfragen erreichen kann.

Welche Kosten sind mit der Erteilung eines Hinweises verbunden?

Mit der Erteilung eines Hinweises sind für die hinweisgebende Person keine Kosten verbunden.

Wie verhalte ich mich, wenn ich mir nicht sicher bin, ob ein relevanter Verstoß vorliegt?

Sollten Sie sich nicht sicher sein, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...

Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher – auch anonym – und kostenfrei mit der Compliance-Ombudsperson über den Fall sprechen.

Muss ich meine Identität preisgeben, wenn ich einen Hinweis erteile?

Auf Wunsch bleiben die hinweisgebenden Personen anonym. Hinweisgebende Personen können mit der Compliance-Ombudsperson verabreden, wie diese sie bei Rückfragen erreichen kann, wenn die hinweisgebenden Personen anonym bleiben möchten. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen übermittelt werden. Hinweisgebende Personen können von Herrn Rechtsanwalt Dr. Dilling verlangen, dass er eine ihm bekannte Identität nicht an 1KOMMA5° weitergibt.

Wie wird die Identität der hinweisgebenden Person geschützt?

Hinweisgebende Personen können von der Compliance-Ombudsperson verlangen, dass er ihre Identität schützt und er ihre Identität sowie weitere Informationen, welche Rückschlüsse auf ihre Identität geben, nicht an 1KOMMA5° weitergibt.

Als Rechtsanwalt ist Dr. Johannes Dilling Berufsgeheimnisträger und darf eine ihm bekannte Identität einer hinweisgebenden Person nicht an Dritte weitergeben, ohne sich strafbar zu machen. Herr Dr. Dilling hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die bei ihm eingehenden Hinweise so zu schützen, dass Dritte hierauf nicht zugreifen können.

Die Informationen, die Herr Dr. Dilling an 1KOMMA5° weitergibt, werden dort ebenfalls vertraulich behandelt und geschützt. Die Personen, die bei 1KOMMA5° für die Bearbeitung der Hinweise zuständig sind, sind von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit die Verletzung menschenrechts- und umweltbezogener Pflichtverletzungen gemeldet wird. Sie werden auch vertraglich dazu verpflichtet, eingehende Hinweise und insbesondere die Identität einer hinweisgebenden Person vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind die bei 1KOMMA5° für die Bearbeitung der Hinweise zuständigen Personen unabhängig und nicht an Weisungen gebunden. Insbesondere erhalten Sie von der Unternehmensleitung keine inhaltlichen oder verfahrensmäßigen Anweisungen bezüglich der Führung eines Verfahrens, etwa zu Art, Umfang des Verfahrens oder zu dessen Beendigung. 1KOMMA5° stellt organisatorisch sicher, dass nur diejenigen Personen, die für die Bearbeitung der Hinweise zuständig sind, auf die Hinweise und die damit überreichten Unterlagen zugreifen können.

Ohne Einwilligung der hinweisgebenden Person dürfen auch bei der internen Bearbeitung der Hinweise bei 1KOMMA5° die Identität der hinweisgebenden Person sowie Umstände, welche Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person erlauben, nicht weitergegeben werden.

Ist der Schutz der Vertraulichkeit der Identität absolut?

Nein, das ist er nicht.

Zum einen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 9 Abs. 2 Ausnahmen von der Vertraulichkeit vor, die es beispielsweise erlauben, die Identität einer hinweisgebenden Person an eine Strafverfolgungsbehörde weiterzugeben, wenn diese dies verlangt. Auf § 9 Abs. 2 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.

Zum anderen genießen nur solche Personen Vertraulichkeitsschutz, die gutgläubig sind, also nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermitteln. Eine hinweisgebende Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermittelt, muss damit rechnen, dass ihre Identität über ein Auskunftsbegehren der betroffenen Person gemäß Art. 15 Abs. 1 DS-GVO bekannt wird und die betroffene Person Schadensersatzansprüche geltend macht.

Schließlich besteht weder bei Herrn Dr. Dilling noch bei 1KOMMA5° Beschlagnahmeschutz, d. h. im Falle einer behördlichen Untersuchung dürfen Behörden Unterlagen beschlagnahmen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person hervorgeht.

Hinweisgebenden Personen, die befürchten, dass ihre Identität bekannt wird, wird deshalb dazu geraten, eine Meldung anonym abzugeben. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen übermittelt werden.

Sollten Sie sich nicht sicher sein, gilt auch an dieser Stelle: Bitte verwenden Sie Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“, „Es könnte sein, dass…“

Muss ich berufliche Nachteile befürchten, wenn ich einen Hinweis erteile?

Nein, gegen hinweisgebende Personen gerichtete berufliche Benachteiligungen und Repressalien sind streng verboten. Im Lieferantenkodex von 1KOMMA5° sind zudem Regelungen enthalten, die es Lieferanten von 1KOMMA5° untersagen, Repressalien zu ergreifen, wenn hinweisgebende Personen einen Hinweis erteilen. Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Hinweisen werden nicht toleriert. Hinweisgebende Personen werden ermutigt, es zu melden, sollten sie seitens Mitarbeitenden von 1KOMMA5° oder seitens Lieferanten von 1KOMMA5° Benachteiligungen und Repressalien ausgesetzt werden, weil sie gutgläubig einen Hinweis erteilt haben. 1KOMMA5° wird hierauf gegenüber diesen Mitarbeitenden oder Lieferanten in angemessener Weise reagieren.

Im Rahmen des Meldeverfahrens und auch bei Abschluss des Meldeverfahrens wird die Compliance-Ombudsperson bei den hinweisgebenden Personen abfragen, sollten diese infolge des Hinweises seitens Mitarbeitender von 1KOMMA5° oder seitens Lieferanten von 1KOMMA5° Repressalien ausgesetzt worden sein.

Auch nach Abschluss des Verfahrens können hinweisgebende Personen der Compliance-Ombudsperson es melden, sollten sie infolge des Hinweises seitens Mitarbeitender von 1KOMMA5° oder seitens Lieferanten von 1KOMMA5° Repressalien ausgesetzt sein.

Welche Position hat die Compliance-Ombudsperson?

Die Compliance-Ombudsperson ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis besteht nur zwischen dem Unternehmen und der Compliance-Ombudsperson. Gleichwohl handelt die Compliance-Ombudsperson unparteiisch und ist nicht an Weisungen von 1KOMMA5° gebunden. Die Compliance-Ombudsperson ist als Rechtsanwalt schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Was passiert mit dem Hinweis?

Die Compliance-Ombudsperson gibt Ihnen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung dazu, dass der Hinweis eingegangen ist. Die Compliance-Ombudsperson klärt mit der hinweisgebenden Person den Sachverhalt, welche Erwartungen seitens der hinweisgebenden Person in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen bestehen und prüft, ob der Hinweis in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt und zwar insbesondere, ob eine menschenrechts- oder umweltbezogene Pflichtverletzung i. S. v. § 2 Abs. 2 und 3 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vorliegen könnte. Sollte aus Sicht der Compliance-Ombudsperson kein relevanter Verstoß vorliegen, begründet sie dies gegenüber der hinweisgebenden Person. Sollte hingegen ein relevanter Verstoß möglich erscheinen, bereitet die Compliance-Ombudsperson den Hinweis auf und gibt diesen vertraulich an die Rechtsabteilung von 1KOMMA5° weiter. Die Rechtsabteilung von 1KOMMA5° entscheidet mit der Unternehmensleitung, wie mit diesem Hinweis umzugehen ist. Sofern hinreichend konkrete Verdachtsmomente für Rechts- oder Richtlinienverstöße vorliegen, werden diese intern untersucht, um ein mögliches Fehlverhalten aufklären und abstellen zu können. Auch dies geschieht in der Regel vertraulich und diskret, um die Interessen der hinweisgebenden Person und der von den Hinweisen betroffenen Personen zu wahren. Spätestens drei Monate nach Erteilung des Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung von der Compliance-Ombudsperson, ob der gemeldete Verstoß festgestellt werden konnte. Sollte dies der Fall sein, wird dem Verstoß abgeholfen. Dabei werden die Erwartungen der hinweisgebenden Person einbezogen. Die hinweisgebende Person wird ermutigt, es zu melden, sollten ihrer Auffassung nach die getroffenen Abhilfemaßnahmen nicht ausreichen.

Wie erreiche ich die Compliance-Ombudsperson?

Sie können die Compliance-Ombudsperson auf jede denkbare Weise (Telefon, Mail, Fax, Post oder über das Hinweisgebersystem www.safewhistle.info) kontaktieren. Die Compliance-Ombudsperson steht auch für persönliche Treffen mit hinweisgebenden Personen zur Verfügung, auf Wunsch auch im Wege einer Bild-Ton-Übertragung. Wenn Sie eine verschlüsselte Kommunikation wünschen, können Sie auch die Messenger-Dienste Signal und Threema nutzen und darüber die Compliance-Ombudsperson erreichen. Ebenso ist es möglich, über Protonmail der Compliance-Ombudsperson verschlüsselte E-Mails an folgende Adresse zu schicken:

RADilling@protonmail.com

Die Kontaktdaten lauten wie folgt:

Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling

Landgrafenstraße 49

50931 Köln

 

Telefon: +49 (0) 221 933 107 40

Handy: +49 (0) 163 347 6111

Fax: +49 (0) 221 933 107 42

www.ra-dilling.de

www.safewhistle.info

Threema-ID: 3PX6278J

 

E-Mail: info@ra-dilling.de; RADilling@protonmail.com

Über das Hinweisgeberportal www.safewhistle.info, die dort hinterlegten Messengerdienste, per E-Mail und auf dem Postweg können hinweisgebende Personen in einer dort hinterlegten Sprache ihrer Wahl Verstöße melden.

 

Ebenso können hinweisgebende Personen von der Compliance-Ombudsperson verlangen, dass bei einem persönlichen Treffen mit der Compliance-Ombudsperson auf Kosten von 1KOMMA5° ein besonders zur Vertraulichkeit verpflichteter Dolmetscher teilnimmt, der aus der und in die Landessprache der hinweisgebenden Person übersetzen kann.

 

Auf besonderen Wunsch einer hinweisgebenden Person stellt 1KOMMA5° auf ihre Kosten im Einzelfall eine Compliance-Ombudsfrau als Ansprechpartnerin.

 

Externe Meldestellen

 

Hinweisgebende Personen können Informationen über Verstöße wahlweise auch an externe Meldestellen melden.

 

1. Bundesamt für Justiz

Die externe Meldestelle ist grundsätzlich das

Bundesamt für Justiz

Adenauerallee 99 – 103

53113 Bonn.

 

Informationen über das Meldeverfahren beim Bundesamt für Justiz, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:

https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes.html

Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:

https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

 

2. Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)

Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 21 Nr. 1 und Nr.2 HinSchG ist die
Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Graurheindorfer Straße 108
53117 Bonn

Informationen über das Meldeverfahren der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:

https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html

https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/2_Anonyme_Hinweisabgabe/AnonymeHinweiserteilung_node.html

Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:

https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=2BaF6&c=-1&language=ger

 

3. Bundeskartellamt

Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 22 Abs. 1 HinSchG ist das

Bundeskartellamt

Kaiser-Friedrich-Straße 16

53113 Bonn

 

Verstöße können jederzeit gemeldet werden und zwar unabhängig vom Ausgang eines Verfahrens über eine interne Meldung.

Informationen über das Meldeverfahren des Bundeskartellamtes, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:

                 

https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/channels?id=bkarta&language=ger

Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:

https://www.bundeskartellamt.de/DE/Aufgaben/Kartelle/HinweiseAufKartellverstoesse/hinweiseaufverstoesse.html

 

4. Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung

Des Weiteren können hinweisgebende Personen - auf Wunsch auch anonym - mögliche Betrugsfälle sonstige schwerwiegende Unregelmäßigkeiten mit potenziell negativen Auswirkungen zu Lasten von EU-Mitteln bei dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) melden:

Europäische Kommission

Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)

1049 Brüssel

 

Informationen über das Meldeverfahren beim Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, sowie das Online-Meldeverfahren finden Sie hier:

https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de